İhracatta ‘Çekilmeyen Yükler’ ve Zaman Yönetimi
İhracatta “çekilmeyen yükler”, taşımacılık firmalarının en korkulan risklerinden biridir.
UTİKAD gibi sivil toplum örgütleri de tam olarak bu tür ortak sorunlara çözüm bulmak amacıyla kurulur ve konuları çalışma grupları vasıtasıyla ele alır.
2018 yılında ben de deniz yolu çalışma grubu gönüllü üyelerinden biriydim. Üzerinde en fazla kafa yorduğumuz konu ise “ihracatta çekilmeyen yükler”di. Amacımız, en iyi çözüm yollarını bulup bunları derneğin internet sitesinde tüm forwarder’ların yararlanabileceği bir ortak bilgi kaynağına dönüştürmekti.
Her ayın üçüncü çarşambası toplanıyor, gündem konularımız üzerinde tartışıyorduk.
Yine “çekilmeyen yükler” konusunun masada olduğu bir toplantı gününde, deneyimlerimizi paylaşarak ortak bilinç oluşturma çabasındaydık — bu son derece faydalı bir uygulamaydı.
Eski bir armatör acentesi çalışanı olan grup üyesi arkadaşımız, önemli bir itirafta bulundu:
“Biz forwarder’ı uyarmak için onun ‘büyüklüğünü’ önemsiyorduk. Ödeme kapasitesi yüksek, büyük bir forwarder ise, zaman uyarısı yapmakta aceleci davranmazdık. Ancak ufak ölçekli bir forwarder ise, konteynerlerin bir an önce boşaltılıp dönebilmesi için çaba gösterir, hatta gerekiyorsa indirim yapardık.”
Bence bir taşıma işleri organizatörünün (TİO) yarattığı en büyük değer, ticari sırların sınırları aşmamasını sağlamaktır.
Ancak bu değeri ortaya çıkaran asıl unsur, zamanı doğru kullanma becerisidir.
İhracat taşımasında konteynerlerin boş dönüşünü takip etmediği için neredeyse bir yıllık kazancını bedel olarak ödemek zorunda kalan yöneticinin hassasiyetini abartılı bulabilirsiniz.
Ama gerçek bu:
Gemi kalktı, faturanızı kestiniz, ödemenizi aldınız, orijinal konşimentoyu ihracatçıya verdiniz, ana konşimentoyu SWB (Surrendered Bill of Lading – Teslim Emri) yaptınız ve dosyayı arşive kaldırdınız. Hatta üstüne tuz biber olsun, satış elemanına primini de ödediniz. (Bu olay birebir başıma geldi.)
Hayat güzel!
Aradan ben diyeyim dört, siz deyin altı ay geçti.
Armatörden “çekilmeyen yük” bildirimi ve hemen ödemeniz gereken ciddi bir tutarla ilgili uyarı aldınız. Üstelik bir de teminat mektubunuz varsa, resmen armatöre sponsor olmuşsunuz… Hayırlı olsun!
Tıpkı vaktinde yükleme adresine ulaşamayan aracın fazladan mesai maliyetine sebep olacağı gibi, erkenden limana dönmesi de ardiye masrafına sebep olur.
Forwarder ancak her şeyi tam zamanında yaparsa kazanabilir. Bu, muhatapların bedel ödetmek için fırsat kollamasından değil; işin doğasında var olan “bıçak sırtı” dengelerle ilgilidir.
Bir narenciye ihracatçısını düşünün:
300 ton portakal sattı, 12 konteynerlik yükleme yapacak. Deposunda rampası yoksa, mevcut ekibi yetmez; dışarıdan forklift ve işçilik almak zorundadır.
Yüklemedeki küçük bir gecikme, maliyeti katlayabilir.
Tedarik zincirinin halkalarında, armatörden depo sahibine kadar onlarca farklı firma vardır. Birindeki aksama yüzünden saat 10.00’da başlaması gereken yükleme operasyonu saat 13.00’te başlarsa, sekiz saatlik anlaşılan işçilerin fazladan üç saatlik mesaisini kim ödeyecek?
Bu oldukça zor bir soru.
En iyisi, bu durumla hiç karşılaşmamak için operasyonu sürekli ve titizlikle takip etmek.
Yola çıkan bir mal varsa; ona para veren, gelmesini heyecanla bekleyen, onunla ilgili planlar yapan veya söz veren birileri mutlaka vardır.
İşte bu yüzden, zamanı müşteriye yorum katmadan, şeffaf bir şekilde aktarmak önemlidir.
En azından önlem alması için bir fırsat vermiş olursunuz.
İşin sihri operasyonda değil, zaman yönetimindedir.
Bir FCL ihracat operasyonu sürecinde forwarder’ın takip etmesi gereken yaklaşık 14 kilometre taşı vardır. İşlemleri öğrenmek nispeten kolaydır; asıl zor olan, zamanı mükemmel yönetmektir.
İşte bu noktada Shiptier gibi yeni nesil uygulamalar devreye giriyor.
Bu sistemler, API teknolojisini kullanarak armatör, liman, ara taşıma firması veya gemiden alınan durum ve zaman bilgisini anlık olarak forwarder’a iletiyor.
Forwarder dilerse bu detayları gerçek zamanlı olarak müşteriyle de paylaşabiliyor.
Konteynerin kapıdan dolu çıkıp çıkmadığının veya boş konteynerin dönüp dönmediğinin takibi, yılda sadece bir kez bile aksasa çok ciddi mali kayıplara yol açabilir.
Korumak zorunda olduğumuz sırlar var.
Hayatta kalmalıyız ki bize güvenenlere güç vermeye devam edelim.
